Besluit  Gemeenteraad

Gelet op de grondwet artikel 41 en artikel 162;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen artikelen 1,2 en 3;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 347;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Tielt dd. 14 december 2022 houdende de goedkeuring van opdracht tot de opmaak van een bestuurskrachtanalyse in het kader van eventuele fusies en de aanstelling van Probis voor de uitvoering van deze bestuurskrachtanalyse;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Tielt dd. 6 september 2023 houdende de goedkeuring van de opdracht externe begeleiding fusie Tielt-Meulebeke en de aanstelling van Probis voor het uitvoeren van deze opdracht;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Meulebeke dd. 4 september 2023 houdende de goedkeuring van de opdracht externe begeleiding fusie Tielt-Meulebeke en de aanstelling van Probis voor het uitvoeren van deze opdracht;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van Tielt van 6 juli 2023 houdende de goedkeuring van de principiële beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van Meulebeke van 12 juli 2023 houdende de goedkeuring van de principiële beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van Meulebeke dd. 8 november 2023 houdende de aanduiding van een algemeen directeur-coördinator en van een financieel directeur-coördinator voor het fusietraject van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van Tielt dd. 9 november 2023 houdende de aanduiding van een algemeen directeur-coördinator en van een financieel directeur-coördinator voor het fusietraject van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke;

Gelet op de beslissingen van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van Meulebeke dd. 8 november 2023 houdende de goedkeuring van de beheersovereenkomst tussen de lokale besturen Tielt en Meulebeke;

Gelet op de beslissingen van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt dd. 9 november 2023 houdende de goedkeuring van de beheersovereenkomst tussen de lokale besturen Tielt en Meulebeke;

Gelet op de beslissingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van Meulebeke dd. 8 november 2023 houdende de goedkeuring van de engagementsverklaring over toekomstige uitgaven en verbintenissen tussen de lokale besturen Tielt en Meulebeke;

Gelet op de beslissingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt dd. 9 november 2023 houdende de goedkeuring van de engagementsverklaring over toekomstige uitgaven en verbintenissen tussen de lokale besturen Tielt en Meulebeke;

Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van Meulebeke dd. 25 september 2023 houdende de kennisname van de inventaris van de financiële schulden van de samen te voegen gemeenten;

Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van Tielt dd. 27 september 2023 houdende de kennisname van de inventaris van de financiële schulden van de samen te voegen gemeenten;

Gelet op volgende overwegingen:
Inleiding
Aanleiding en voorgeschiedenis
De gemeenteraden van Tielt en Meulebeke keurden de principiële beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke goed in zitting van de gemeenteraden van juli 2023. Een volgende stap in het administratief proces is de definitieve goedkeuring door beide gemeenteraden van de samenvoeging van Tielt en Meulebeke. Nadien bevindt het fusietraject zich in een eindfase en moet enkel de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement nog zijn goedkeuring geven.
Feiten, context en argumentatie
De Vlaamse Regering streeft een schaalvergroting van gemeenten na in de vorm van vrijwillige fusies. Om de maatschappelijke uitdagingen blijvend en kwalitatief het hoofd te bieden en een nog sterkere rol te spelen als regionale stad, willen Tielt en Meulebeke gezamenlijk een slagkrachtige stad vormen die vandaag maar ook in de toekomst sterker staat voor burgers, bedrijven en verenigingen.
De bestuurlijke en maatschappelijke uitdagingen waar de lokale besturen komen voor te staan, zijn vandaag niet gering. Als we als regionale speler steeds meer onze rol willen vervullen zullen we steeds meer en complexere taken en bevoegdheden moeten opnemen op ons lokaal niveau. Het lokaal niveau wordt het eerste bestuursniveau in het bieden van oplossingen voor burgers, bedrijven en verenigingen. Hierdoor neemt de personele, beleidsmatige, financiële en operationele druk op de lokale besturen dagelijks steeds meer toe.
Samen willen we sterk(er) staan voor de toekomst. Samen gaan we deze uitdagingen aan. Samengevat delen we bij het begin van onze beslissing graag reeds de visie op de nieuwe gemeente:
Samen bouwen we aan een mooie toekomst voor Tielt en Meulebeke. Met ieders stem en inzet maken we onze gemeente beter en sterker.
Samen zorgen we voor de ondersteuning en dienstverlening die onze burgers, verenigingen en ondernemers nodig hebben en verdienen.
Laten we samen groeien, vernieuwen en voor elkaar zorgen. In Tielt en Meulebeke is iedereen belangrijk, en samen zijn we sterk(er) voor de toekomst!
Resultaten van de bestuurskrachtmeting
Voorafgaand aan een dergelijke strategische beslissing als een fusie is het noodzakelijk alle kansen, bedreigingen, sterktes en aandachtspunten ervan in kaart te brengen. Dit deden de gemeente Meulebeke en stad Tielt aan de hand van een uitgebreide bestuurskrachtmeting en scenarioanalyse.
De bestuurskrachtmeting, uitgevoerd door Probis, is het startpunt voor deze cruciale beslissing. Het onderzoek, dat initieel uitgevoerd werd voor Pittem, Meulebeke en Tielt, heeft duidelijk gemaakt dat zowel Pittem, Tielt als Meulebeke geconfronteerd worden met uitdagingen die hun bestuurskracht onder druk zetten. Om de kwaliteit van dienstverlening en de toekomstige levensvatbaarheid van onze gemeenten te waarborgen, hebben Tielt en Meulebeke de principiële beslissing genomen om tot samenvoeging over te gaan. Pittem nam deze beslissing niet mee en haakte dus af voor dit fusietraject.
Het eerste deel van het bestuurskrachtonderzoek richtte zich op de omgeving, samenwerkingsverbanden en de strategie van de individuele gemeenten. Opvallend was de vaststelling van aanzienlijke gelijkenissen en linken tussen Tielt en Meulebeke, met betrekking tot socio-demografie, intergemeentelijke samenwerking, economische en onderwijspendel. Deze ontdekkingen brachten de gemeenten dichter bij elkaar, verankerd door de geografische oriëntering van de kernen.
Het tweede deel van het onderzoek analyseerde de interne werking van de gemeenten. Hieruit bleek dat de bestuurskracht van Tielt en Meulebeke onder druk staat, ondanks hun financiële gezondheid. Uitdagingen zoals het toenemend aantal éénpersoonsdiensten, de behoefte aan extra personeel en expertise als gevolg van decentralisatie, krapte op de arbeidsmarkt en stijgende personeelskosten, zetten de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening in de toekomst op het spel.
Na de analyse van de bestuurskracht werden diverse scenario’s onderzocht waaruit bleek dat de fusie tussen de gemeenten Meulebeke en Tielt aanzienlijke voordelen en kansen biedt, waaronder:
Verhoging van de bestuurskracht: Uit onze analyse is gebleken dat fusie een effectieve oplossing is om de bestuurskracht aanzienlijk te versterken. Door samen te gaan, zijn we beter voorbereid om de toekomstige uitdagingen aan te gaan en de (extra) taken van het lokaal bestuur met succes op ons te nemen. De fusie stelt ons in staat om de huidige risico's, zoals het groeiend aantal éénpersoonsdiensten en de toenemende behoefte aan expertise en personeel, doeltreffend aan te pakken.
Complementariteit en emotionele verbondenheid: Meulebeke en Tielt vertonen een opvallende complementariteit en hebben diepgaande emotionele verbondenheid met elkaar. We hebben historisch gezien al veel samengewerkt en delen talrijke samenwerkingsverbanden, wat de basis legt voor een sterke samenwerking binnen de fusiegemeente.
Sociaal-demografische samenhang: Er bestaat een aanzienlijke sociaal-demografische samenhang tussen de twee gemeenten. Dit is merkbaar in verhuisbewegingen, werk- en woonpatronen, vrijetijdsbesteding en onderwijs. De centrumfunctie van Tielt speelt een belangrijke rol in het faciliteren van deze samenhang.
Logische geografische eenheid: Geografisch gezien vormen Meulebeke en Tielt een logisch en natuurlijk geheel. De nabijheid en connectiviteit tussen beide gemeenten zijn een sterke basis voor een succesvolle fusie.
Minder (g) éénpersoonsdiensten en meer continuïteit: We kunnen de afhankelijkheid van éénpersoonsdiensten verminderen, waardoor de continuïteit van de dienstverlening wordt verbeterd.
Ruimte voor beleidsmatig denken en projectmatig werken: De fusie stelt ons in staat om meer ruimte te creëren voor beleidsmatig denken en het opzetten van grootschalige projecten.
Meer expertise en deskundigheid: We kunnen onze expertise vergroten en specialisatie bevorderen, wat de kwaliteit van dienstverlening aan onze inwoners ten goede komt.
Mogelijkheid tot aantrekkelijkheid als werkgever: Als grotere entiteit hebben we meer mogelijkheden om aantrekkelijk te zijn als werkgever en om een effectiever HR-beleid te ontwikkelen.
Kansen om te professionaliseren en kwalitatief te werken: De fusie opent de deur naar verdere professionalisering, kennisdeling en kwalitatieve verbeteringen in onze dienstverlening.
Strategische sterkte en samenwerking bij lokale uitdagingen: Als één gemeente kunnen we strategisch sterker staan en gezamenlijk lokale uitdagingen aanpakken.
Financiële voordelen: De fusie zal leiden tot een verbetering van de financiële situatie omwille van de schuldovername door de Vlaamse Regering, een structurele toename van middelen uit het gemeentefonds en een vermindering van de uitgaven voor politieke mandaten.
De gedetailleerde resultaten van de bestuurskrachtmeting worden als bijlage aan deze beslissing toegevoegd.
Voorbereiding van de definitieve beslissing tot samenvoeging
Vanuit deze bestuurskrachtmeting beslisten de gemeenteraden van stad Tielt en gemeente Meulebeke om over te gaan tot de principiële beslissing van de vrijwillige samenvoeging van beide gemeenten. Na deze beslissing in de gemeenteraden van juli 2023 werd een veranderings- en voorbereidingstraject van een fusie in drie fasen opgestart:
Fase 1: voorbereiding (september 2023 – december 2023)
In deze fase focussen we verder op de administratieve en beleidsmatige voorbereiding van de fusie. We leggen de nadruk op de juridische correctheid van de beslissingen, het opzetten van een vaste projectstructuur, de voorbereiding van de participatieve trajecten in kader van de fusie en de vlotte en transparante communicatie van het traject naar alle stakeholders.
Fase 2: het ontwerp van de nieuwe organisatie (januari 2024 – december 2024)
Fase 3: implementatie van de fusie (vanaf januari 2025)
Intussen loopt de eerste fase ten einde met de beslissing tot definitieve samenvoeging van de gemeenten als sluitstuk. Het eerste deel van deze fase werd op de gemeenteraden van de beide gemeenten (resp. 8 en 9 november 2023) beslist. Hierbij werden onderstaande beslissingen genomen:
Aanduiding van algemeen directeur-coördinator en financieel directeur-coördinator van de fusie
Goedkeuring van de beheersovereenkomst tussen Tielt en Meulebeke
Goedkeuring van de engagementsnota rond de financiële afspraken tussen Tielt en Meulebeke
In aanloop naar de goedkeuring van de definitieve samenvoeging van de gemeenten wordt de voorbereiding aangevat voor de tweede en derde fase die in 2024 in het teken zal staan van de inventarisatie van gelijkenissen en verschillen tussen beide gemeenten en de doorvertaling van de nieuwe werking van de nieuwe stad. Zowel op dienst- als organisatieniveau zullen organisatiebrede thema’s als ICT, organisatiestructuur, facility, dienstverlening, … in diverse werkgroepen besproken en afgestemd worden.
De project- en rapporteringstructuur
De projectstructuur van het fusietraject tussen de gemeenten Tielt en Meulebeke is zorgvuldig opgezet om de fusie efficiënt te beheren en te coördineren. Hier volgt een samenvatting van de belangrijkste organen en hun verantwoordelijkheden:
Het fusieproces wordt gestuurd door verschillende organen met specifieke verantwoordelijkheden. De fusiestuurgroep, bestaande uit het college van burgemeester en schepenen van Tielt en Meulebeke, algemeen directeurs en de externe transitiebegeleider, speelt de meest prominente rol. Haar taken omvatten het opstellen van strategische doelen en de fusievisie, goedkeuren van belangrijke strategische beslissingen, toewijzen van middelen en oplossen van beleidsmatige en strategische kwesties.
Het fusiekernteam, geleid door de burgemeesters, algemeen directeurs en externe transitiebegeleider, vertaalt deze strategische doelen naar concrete beleidsrichtlijnen en coördineert de implementatie daarvan. Daarnaast rapporteert het fusiekernteam aan de fusiestuurgroep over de voortgang en eventuele bestuurlijke uitdagingen.
Het fusieprojectteam, bestaande uit algemeen directeurs en de transitiebegeleider, leidt het dagelijkse fusieproces, ontwikkelt actieplannen en rapporteert aan het fusiekernteam over de operationele voortgang en knelpunten.
Verschillende werkgroepen behandelen beleids- en organisatiethema's, terwijl de werkgroep communicatie en participatie verantwoordelijk is voor het coördineren van communicatie- en participatie-inspanningen binnen het fusieproces, om zo inwoners en belanghebbenden te betrekken en relevante informatie te delen.
De uitgangspunten van het traject
Bij de start van het traject hebben we zeven uitgangspunten bepaald die voor het traject de basis zullen vormen van ons succesvol fusietraject:
Transparante communicatie: De fusie wordt gekenmerkt door open en eerlijke communicatie. Informatie wordt toegankelijk gemaakt voor alle betrokkenen, afgestemd op hun behoeften.
Actief luisteren: Zowel inwoners (inclusief bedrijven en verenigingen) als medewerkers hebben de gelegenheid om hun zorgen, behoeften en suggesties te uiten, en hun input wordt serieus genomen.
Heldere rollen, mandaten en afspraken: Duidelijke verantwoordelijkheden en structuren worden vastgesteld om verwarring te voorkomen.
Respect voor eigenheid en context: De unieke eigenheid en context van zowel Tielt als Meulebeke worden erkend en behouden, zolang dit bijdraagt aan het algemene succes van de fusie.
Evenwaardige gesprekspartners: Beide gemeenten worden als gelijkwaardige gesprekspartners beschouwd, ongeacht hun oorspronkelijke schaal.
Lokale verankering: Lokale verankering wordt behouden om inwoners verbonden te houden met hun lokaal bestuur en diensten.
Kwaliteit van het resultaat: De kwaliteit van dienstverlening en resultaten van de fusie worden voortdurend bewaakt en gewaarborgd met als doel het welzijn van inwoners en medewerkers te verbeteren.
De wijze van communicatie en participatie
Tot op heden zijn diverse stappen ondernomen om stakeholders te betrekken in het fusietraject. Dit omvatte informatiemomenten voor leden van de gemeenteraden, medewerkers, inwoners, en vakorganisaties. Bovendien werden infokanalen zoals een fusiepagina, mailadressen, en ideeën-/vraagbussen in de gemeentehuizen opgezet.
Intussen is binnen de werkgroep participatie en communicatie een strategisch kader rond communicatie en participatie in opmaak. Hierbij worden enerzijds de strategische krijtlijnen van de communicatie en participatie in de fusie opgelijst en anderzijds worden de kanalen per fase en doelgroep bepaald.
In de toekomst zal het communicatie- en participatieproces doorgaan en evolueren. Interactieve werksessies en bevragingen zullen plaatsvinden om de visie van de nieuwe gemeente verder uit te werken en te concretiseren. Er zal voortdurende communicatie met inwoners, medewerkers en andere belanghebbenden zijn om hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en via diverse participatietrajecten geven we hen de kans om hun stem te laten horen in het fusieproces en de creatie van de nieuwe gemeente. Zo wordt de baseline, met een link naar Meulebeke, participatief onderzocht en bepaald in de komende maanden.
De visie op de nieuwe gemeente
De visienota voor de fusiegemeente Tielt en Meulebeke, die van kracht wordt op 1 januari 2025, streeft naar een veelbelovende toekomst met aandacht voor lokale eigenheid en inwoners. De belangrijkste kernwaarden zijn:
Samen sterk: Samenwerking tussen de gemeenten is de sleutel tot succes, met als doel een sterke en veerkrachtige fusiegemeente te creëren.
Grenzeloos vernieuwend: De nieuwe gemeente zal innovatie omarmen en zich openstellen voor nieuwe ideeën en benaderingen om de gemeenschap te verbeteren.
Elke inwoner mee: De fusiegemeente wil dat elke inwoner actief betrokken is bij de besluitvorming en deel uitmaakt van de gemeenschap.
De burger centraal: De belangen en behoeften van de burgers staan centraal in het beleid en de dienstverlening van de nieuwe gemeente.
De visienota omvat tevens doelstellingen en actiepunten op gebieden zoals ruimtelijke ordening, mobiliteit, economische ontwikkeling, welzijn, cultuur, sport, onderwijs en duurzaamheid. Deze doelen zullen worden nagestreefd om de visie van de nieuwe gemeente te realiseren.
Bevoegdheid
Op 7 december 2023 wordt aan de gemeenteraden van Tielt en Meulebeke het gezamenlijk voorstel tot samenvoeging van de stad Tielt en de gemeente Meulebeke voorgelegd. De beoordeling en motivatie van de samenvoeging komt finaal toe aan beide gemeenteraden.
Gelet op het fusiedossier bestaande uit de bestuurskrachtanalyses van Tielt en Meulebeke, de scenarioanalyse, de principiële beslissingen tot vrijwillige samenvoeging en de visienota van de toekomstige gemeente;

Gelet op de bespreking in huidige zitting met het voorstel om, op basis van de infovergadering van 05.12.2023 aan de gemeenteraadsleden met toelichting over de definitieve fusiebeslissing, in de Visienota (opgenomen als bijlage 5 in het gemeenteraadsdossier) bij het hoofdstuk ‘Onderwijs en vrije tijd verbindt’ naast de woonkernen Aarsele, Kanegem, Schuiferskapelle ook Marialoop, ’t Veld en De Paanders in de tekst op te nemen; aan de visienota wordt verder inhoudelijk niets gewijzigd;